Pièces justificatives
Une écriture comptable s’appuie sur une preuve : facture, reçu, relevé, bon de commande. PaieNova vous permet d’attacher ce document à l’écriture et de le consulter ensuite depuis n’importe quel écran comptable.
Une écriture porte au plus une pièce.
Où la trouver
| Écran | Comment |
|---|---|
| Détail d’une écriture | Un panneau Pièce justificative dans la colonne de droite |
| Journal des écritures | Une icône trombone sur chaque ligne |
| Grand livre, onglet mouvements | Une icône trombone en fin de ligne |
Dans le journal et le grand livre, le trombone ouvre une fenêtre dédiée qui reprend exactement le contenu du panneau de détail.
Voir une pièce attachée
Cliquez sur le nom de la pièce : le document s’ouvre dans un nouvel onglet. Le lien affiché reprend l’origine du document plutôt que son nom de fichier :
| Ce que vous lisez | D’où vient le document |
|---|---|
| Facture certifiée e-MCF | Une facture normalisée émise depuis PaieNova |
| Document numérisé | Une facture passée par la reconnaissance de texte |
| Reçu de paiement | Le justificatif joint à un règlement |
| Relevé bancaire | Un import de relevé |
| Ticket Z de caisse | Un arrêté de caisse |
| Bon de commande | Un BC de l’écran Bons de commande |
| Pièce jointe manuellement | Un fichier que vous avez déposé vous-même |
La date de rattachement est rappelée sous le lien.
:::note Le nom du fichier n’est pas conservé à l’affichage Vous voyez le nom de votre fichier au moment où vous le déposez, mais pas ensuite : la pièce est ensuite désignée par son origine. Deux PDF déposés à la main s’afficheront donc tous les deux comme « Pièce jointe manuellement ». :::
Attacher une pièce
Sur une écriture qui n’en porte pas encore, une zone de dépôt s’affiche : Déposez la pièce ou cliquez pour parcourir. Le glisser-déposer fonctionne aussi.
- Formats acceptés : PDF, PNG, JPEG, WebP.
- Taille maximale : 10 Mo.
Si le fichier ne convient pas, l’écran vous le dit avant tout envoi : « Format non accepté. Déposez un PDF ou une image. » ou « Fichier trop volumineux (…). Maximum 10 Mo. »
:::caution Le rattachement est définitif Une pièce justificative est une preuve légale : une fois attachée, elle ne peut être ni remplacée ni supprimée. C’est volontaire, et l’écran ne propose donc aucune action en ce sens. Vérifiez votre fichier avant de le déposer.
Si quelqu’un d’autre a attaché une pièce entre-temps, votre dépôt est refusé et la pièce réellement enregistrée s’affiche. :::
Qui peut attacher une pièce
Attacher une pièce revient à modifier l’écriture : il faut donc le droit de modifier une écriture comptable. En pratique : propriétaire, administrateur, comptable, directeur financier et comptable externe.
Sans ce droit, vous voyez simplement « Aucune pièce attachée », sans zone de dépôt. En revanche, consulter une pièce déjà attachée ne demande aucun droit particulier : tout profil ayant accès à la comptabilité peut l’ouvrir.
Repérer les écritures qui ont déjà une pièce
Dans le journal, une petite icône trombone apparaît à côté du numéro d’écriture dès qu’une pièce est attachée : vous voyez d’un coup d’œil ce qui est justifié et ce qui ne l’est pas.
Dans le grand livre, cet indicateur n’existe pas encore : le trombone est présent sur toutes les lignes, et il faut l’ouvrir pour savoir si une pièce est là.
Joindre un justificatif à un règlement
Sur l’écran de création d’un règlement, une section Justificatif (optionnel) propose la même zone de dépôt : Déposez le reçu ou cliquez pour parcourir.
Mêmes formats, mais 5 Mo maximum — pas 10 comme pour une écriture.
:::caution Le reçu d’un règlement n’est pas encore consultable après coup Le fichier est bien enregistré et rattaché au règlement, mais la fiche du règlement ne propose pas encore de lien pour le rouvrir. Si vous avez besoin d’y revenir, conservez une copie de votre côté. :::
« Référence pièce » n’est pas la pièce justificative
Deux notions voisines, à ne pas confondre :
- La Référence pièce est un champ texte du formulaire d’écriture : le numéro du document tel qu’il
figure dessus, par exemple
FC-2026-0142. Si vous le laissez vide, il est généré automatiquement. - La pièce justificative est le fichier lui-même.
Renseigner l’un n’attache pas l’autre.
Pour aller plus loin
- Journal et écritures : saisir et valider une écriture.
- Grand livre : consulter les mouvements d’un compte.
- Règlements : enregistrer un paiement et son justificatif.