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Automatisations

La page Automatisations (menu Administration, Paramètres de l'entreprise) pilote ce que PaieNova fait tout seul pour vous : « Votre paie tourne toute seule : bulletins, écritures et déclarations se génèrent au bon moment. »

Chaque automatisation est une règle : un déclencheur (un événement de paie ou une date du mois) et une action (générer, ouvrir, clôturer, décaisser). Vous activez ou désactivez chaque règle individuellement, et chaque exécution est tracée dans l'historique.

Les trois sections​

Les règles sont regroupées en trois sections :

  1. Cycle de paie : « Ouverture et clôture de la paie, au bon moment chaque mois. »
  2. Après la clôture : « Bulletins, écritures comptables et annexes de déclarations générés automatiquement. »
  3. Paiements : « Décaissement des salaires et écritures de règlement (décaissements, déclarations payées). »

Les règles par défaut PaieNova​

PaieNova installe des règles par défaut, reconnaissables au badge « Défaut PaieNova ». Leur état initial suit un principe simple : ce qui est réversible est activé, ce qui est irréversible est désactivé. Vous activez les actions irréversibles en conscience, quand vous êtes prêt.

Activées par défaut (actions réversibles ou re-jouables) :

  • Générer les bulletins de paie : à la clôture de la paie.
  • Générer les écritures comptables : à la clôture de la paie, les écritures rejoignent le Journal.
  • Générer les annexes de déclarations : à la clôture de la paie.
  • Ouvrir le cycle de paie : planifiée le 1er du mois, le cycle du mois est prêt sans intervention.

Désactivées par défaut (actions irréversibles, à activer en conscience) :

  • Clôturer la paie : planifiée le 26 du mois. La clôture est définitive et empêche toute modification ultérieure du cycle ; laissez-la désactivée si vous préférez clôturer manuellement après vérification.
  • Lancer le décaissement des salaires : déclenche des paiements réels ; à n'activer que lorsque vos moyens de paiement sont configurés et vérifiés.

L'interrupteur de chaque carte active ou désactive la règle. L'état est enregistré côté serveur : il persiste après rechargement et s'applique aux prochaines échéances.

Les déclencheurs​

Deux familles de déclencheurs existent :

  • Sur événement :
    • À la clôture de la paie : bulletins, écritures comptables, annexes de déclarations, fichier de décaissement.
    • Au décaissement des salaires : les écritures de règlement correspondantes sont générées en comptabilité.
    • Au paiement d'une déclaration : l'écriture de règlement de la déclaration (CNSS, impôts) est générée.
  • Planifiés : Le 1er du mois, Le 26 du mois, ou Un jour précis de votre choix. C'est le mode des règles d'ouverture et de clôture du cycle de paie.

Créer une automatisation​

Le bouton Nouvelle automatisation ouvre le formulaire de création : donnez un nom à la règle, choisissez l'action dans le catalogue (ouvrir le cycle, clôturer la paie, générer les bulletins, le fichier de décaissement, lancer le décaissement, générer les annexes ou les écritures comptables), puis le déclencheur adapté (événement ou planification).

Historique d'exécution​

Le tableau Historique d'exécution en bas de page trace chaque exécution : colonnes Automatisation, Déclencheur, Statut et Quand. Le statut indique si l'exécution est en cours, réussie ou en échec. Tant qu'aucune automatisation n'a tourné, le tableau affiche « Aucune automatisation exécutée pour le moment ».

Bon à savoir​

  • Les automatisations respectent les mêmes règles métier que les actions manuelles : une clôture automatique suit les mêmes vérifications qu'une clôture manuelle (voir Vérifications et clôture).
  • Les écritures générées automatiquement sont visibles dans le Journal, comme toute écriture.
  • Ne confondez pas cette page avec le Moteur de règles de la comptabilité, qui concerne la réconciliation bancaire.

Voir aussi​