Accès et rôles
L’écran Accès et Notifications centralise la gestion des utilisateurs de votre espace : invitations, rôles, statuts, ainsi que les réglages de sécurité (double authentification, sessions, journal d’audit).
Accéder à l’écran
- Dans le menu latéral, ouvrez la catégorie Administration.
- Dépliez Paramètres de l’entreprise, puis cliquez sur Accès et notifications.
En haut de l’écran, quatre indicateurs résument la situation : Total utilisateurs, Utilisateurs actifs, En attente et Administrateurs. Trois onglets structurent la page : Utilisateurs, Notifications et Sécurité.
Inviter un utilisateur
- Dans l’onglet Utilisateurs, cliquez sur Inviter utilisateur.
- Saisissez l’adresse email professionnelle de la personne (par exemple
collaborateur@entreprise.bj) et, si vous le souhaitez, son nom complet. - Choisissez un ou plusieurs rôles dans la liste — ils se cumulent. Le catalogue complet des rôles est décrit plus bas, dans Comprendre les rôles.
- Validez : le message « Invitation envoyée. » confirme l’envoi.
La personne reçoit un email d’activation. Le lien qu’il contient est valable 24 heures et à usage unique : la personne y définit son mot de passe, puis se connecte. Le déroulé côté invité est décrit dans Activer un compte invité ; si le lien a expiré, la page d’activation propose de renvoyer un nouvel email.
La personne invitée apparaît dans la liste avec le statut En attente jusqu’à l’activation de son compte. Une adresse email déjà présente dans votre espace ne peut pas être invitée une seconde fois : l’écran vous le signale.
Changer le rôle d’un utilisateur
- Dans l’onglet Utilisateurs, retrouvez la personne (le champ « Rechercher un utilisateur... » filtre par nom, email ou rôle).
- Sous sa carte, cliquez sur + Rôle puis, dans le panneau Ajouter un ou plusieurs rôles, cochez les rôles à attribuer et validez avec Ajouter. Les rôles déjà attribués s’affichent en puces, que vous pouvez retirer une à une.
- Le changement est enregistré immédiatement et confirmé à l’écran.
Chaque changement de rôle est tracé dans le journal d’audit (voir plus bas).
Activer ou désactiver un compte
Depuis la carte d’un utilisateur, basculez son statut entre actif et inactif. Un compte désactivé ne peut plus se connecter, mais son historique est conservé.
Comprendre les rôles
Un rôle est un ensemble de permissions. Il décide de ce qu’une personne voit et peut faire dans votre espace. PaieNova applique trois principes simples :
- Le moindre privilège. Chaque rôle donne accès à ce qui est nécessaire, et rien de plus.
- Des rôles qui s’additionnent. Une personne peut cumuler plusieurs rôles internes (par exemple Employé et Responsable RH) : ses accès sont l’union des rôles, jamais une réduction.
- Un périmètre de données. Selon le rôle, l’accès porte sur ses propres données, son équipe, un ou plusieurs établissements, ou toute l’entreprise.
Les rôles se répartissent en deux familles :
- Rôles internes : les membres de votre entreprise (direction, RH, finance, managers, salariés).
- Rôles externes : les intervenants qui travaillent pour vous sans faire partie de vos effectifs (cabinet comptable, consultant, expert-comptable inscrit, titulaire d’une délégation).
Un même compte ne peut pas mélanger les deux familles : un intervenant externe ne reçoit jamais un rôle interne, et inversement. Pour changer un compte de famille, retirez d’abord ses rôles de l’autre famille.
Direction
| Rôle | Famille | Ce qu’il peut faire |
|---|---|---|
| Propriétaire | Interne | Contrôle total de l’espace. Seul rôle autorisé à supprimer l’entreprise (opération en deux étapes). Le transfert de propriété suit une procédure dédiée. |
| Super administrateur | Interne | Toutes les permissions sur toute l’entreprise, sauf la suppression de l’entreprise. |
Administration
| Rôle | Famille | Ce qu’il peut faire |
|---|---|---|
| Administrateur | Interne | Toutes les permissions courantes sur toute l’entreprise, sauf la suppression de l’entreprise. |
| Représentant légal | Interne | Mêmes accès que l’Administrateur, avec en plus l’autorité OHADA : signature et attestation des déclarations. |
Management clé
| Rôle | Famille | Ce qu’il peut faire |
|---|---|---|
| Responsable RH | Interne | Gestion complète des employés, contrats, absences, congés et éléments de paie sur toute l’entreprise. N’approuve pas la clôture de la paie (séparation des tâches). |
| Responsable financier | Interne | Comptabilité complète, paiements, approbation et clôture de la paie, validation des déclarations. Profil de type directeur administratif et financier. |
| Auditeur | Interne | Lecture seule stricte sur les données RH, paie et comptables (conforme à l’article 710 de l’AUSCGIE). Ne modifie rien. |
| Responsable multi-établissements | Interne | Mêmes responsabilités opérationnelles, mais limitées aux établissements qui lui sont attribués. N’approuve pas la clôture de la paie. |
Opérationnels
| Rôle | Famille | Ce qu’il peut faire |
|---|---|---|
| Manager | Interne | Vue et gestion de son équipe : présences, congés (approbation), heures supplémentaires, demandes à valider. Ne voit pas les salaires au-delà des siens. |
| Comptable | Interne | Saisie comptable de niveau junior et opérations de paie. Ne supprime pas, n’extourne pas et ne valide pas les écritures. |
| Consultant RH | Externe | Prépare la gestion RH et la paie pour le compte du client. N’approuve pas les congés. |
| Consultant finance | Externe | Prépare la comptabilité et les déclarations pour le compte du client. |
Accès standard
| Rôle | Famille | Ce qu’il peut faire |
|---|---|---|
| Employé | Interne | Espace personnel : ses bulletins, ses demandes de congés, ses demandes d’avance, son pointage. Accès limité à ses propres données. |
| Lecteur | Interne | Consultation d’indicateurs agrégés (effectifs, organigramme) sans accès aux salaires ni aux données personnelles sensibles. |
| RH externe | Externe | Lecture des dossiers RH pour un intervenant hors effectifs. |
| Comptable externe | Externe | Comptabilité complète et déclarations pour un cabinet extérieur, avec la lecture de la paie nécessaire à la comptabilité. |
| Finance externe | Externe | Lecture des données financières et comptables (profil investisseur ou partenaire financier). |
| Titulaire de délégation | Externe | Porte temporairement une partie des permissions d’une personne qui le mandate, dans une limite de temps et un périmètre définis. Chaque action est tracée au nom du mandant. |
Cas particuliers
| Rôle | Famille | Ce qu’il peut faire |
|---|---|---|
| Professionnel réglementé | Externe | Expert-comptable inscrit : comptabilité complète, déclarations, télédéclaration et attestation, lecture de la paie. |
| Utilisateur | Socle | Rôle de base attribué juste après l’activation d’un compte : profil, support et notifications personnelles. Aucun accès aux données métier tant qu’un autre rôle n’est pas ajouté. |
:::note Rôles proposés à l’invitation Le sélecteur de l’écran Inviter un utilisateur propose les rôles les plus courants. Les autres rôles du catalogue sont attribués selon la politique d’accès de votre espace. Les rôles réservés à la direction (Propriétaire, Super administrateur) et l’assignation d’intervenants externes suivent des règles renforcées : ils ne sont proposés qu’aux personnes habilitées. :::
Rôles et formule d’abonnement
Un accès effectif dépend de deux conditions réunies :
- Le rôle autorise l’action, et
- Votre formule inclut la fonctionnalité concernée.
Concrètement, un rôle peut permettre d’ouvrir la comptabilité, mais si votre formule ne comprend pas ce module, l’entrée reste visible et invite à passer à une formule supérieure. À l’inverse, une fonctionnalité incluse dans la formule reste inaccessible à qui n’a pas le rôle requis. Pour le détail des fonctionnalités par formule, consultez la page Facturation et abonnement.
Surveiller la sécurité des accès
L’onglet Sécurité regroupe quatre sections :
- État 2FA par utilisateur : chaque utilisateur est marqué 2FA activée ou 2FA désactivée.
- Politiques de sécurité : l’interrupteur Exiger la 2FA pour tous les utilisateurs. Comme l’explique l’écran, les utilisateurs sans 2FA devront alors l’activer avant de se connecter.
- Sessions actives : les appareils connectés (utilisateur, adresse IP, appareil, date). Cliquez sur Révoquer pour couper une session à distance ; votre propre session est marquée Session actuelle et ne peut pas être révoquée.
- Journal d’audit des accès : sélectionnez un utilisateur pour consulter l’historique réel de ses assignations et révocations de rôles.
Préférences de notifications
L’onglet Notifications du même écran règle les préférences de réception par catégorie et par canal. Il est décrit en détail dans Notifications.
Voir aussi
- Protection des données : ce que les rôles protègent concrètement.
- Notifications : le centre de notifications et ses préférences.